GUÍA DE CLASE. MODULO III.- SUBMODULO I.- ADQUIRIR LOS BIENES O SERVICIOS QUE REQUIERE LA EMPRESA.

MAESTRO- LEONARDO MARTÍNEZ CARRILLO.

MODULO III.- CONTROLAR LOS PROCESOS DE COMERCIALIZACIÓN DE LA EMPRESA.

SUBMODULO I.- ADQUIRIR LOS BIENES O SERVICIOS QUE REQUIERE LA EMPRESA.

INSTRUMENTOS DE APRENDIZAJE Y EVALUACIÓN.

CENTRO DE ESTUDIOS TECNOLOGICOS DEL MAR, NUM. 11. ENSENADA, B. C.

ACADÉMIA ECONÓMICO ADMINISTRATIVO

GUÍA DE APRENDIZAJE. DOCUMENTO DE TRABAJO DEL ESTUDIANTE.-

PLANTEL:
GRUPO:
NOMBRE DEL ALUMNO(A):
NOMBRE(S) DEL PROFESOR(ES):
FECHA DE APLICACIÓN				CALIFICACIÓN

MODULO III.- CONTROLAR LOS PROCESOS DE COMERCIALIZACIÓN DE LA EMPRESA.

SUBMODULO I.- ADQUIRIR LOS BIENES O SERVICIOS QUE REQUIERE LA EMPRESA.

RESULTADO DE APRENDIZAJE DEL MODULO:

 Controlar los procesos de compra, distribución y venta, a través de la toma de decisiones basada en las condiciones y oportunidades de la empresa, así como en la intervención y mejora continua de los mismos procesos. Además desarrollará las competencias genéricas necesarias para actuar con eficiencia no sólo en el trabajo, sino a lo largo de la vida, de conformidad con el desempeño integral del Técnico en Administración.

REFERENTES NORMATIVOS PARA ELABORACIÓN DEL MODULO:

NTCL: CCOM047.01, Promoción y venta de productos. CCOMOO26.01 Compra de mercancías para la venta al menudeo. CCOM0305.01, Venta de mercancías en tiendas departamentales. CLCH0370.01 Distribución de productos en redes locales.

CONTENIDO:

1.1.- Realizar el pedido de materiales de acuerdo con los requerimientos de producción y/o ventas.

1.2.- Reportar devoluciones, descuentos y reembolsos, notas de crédito y de cargo, de acuerdo con los procedimientos de la empresa.

1.3.- Gestionar el pago a proveedores, de acuerdo con los precios, plazos y condiciones establecidas.

COMPETENCIAS GENERICAS QUE TIENE MAYOR PROBABILIDAD DE DESARROLLARSE PARA CONTRIBUIR A LAS COMPETENCIAS PROFESIONALES SON:

Competencias Genéricas:

1. Se conoce y valora a sí mismo y aborda problemas y retos teniendo en cuenta los objetivos que persigue.

4. Escucha, interpreta y emite mensajes pertinentes en distintos contextos mediante la utilización de medios, códigos y herramientas apropiados.

5. Desarrolla innovaciones y propone soluciones a problemas a partir de métodos establecidos.

6. Sustenta una postura personal sobre temas de interés y relevancia general, considerando otros puntos de vista de manera crítica y reflexiva.

8. Participa y colabora de manera efectiva en equipos diversos.

Competencias disciplinarias:

3. Toma decisiones fundamentadas de manera crítica, creativa y responsable en los distintos ámbitos de la vida social.

11. Analiza con una visión emprendedora, el funcionamiento de una empresa y las estrategias que la hacen productiva y competitiva.

Concepto fundamental: Textos del departamento de Recursos humanos.-

Conceptos subsidiarios: Elementos de la estructura de los Textos.

ACTIVIDADES DE APERTURA:                                   Número de horas: 2. 

Participación en exposición oral.- su información, que entiende, significado, experiencias y/o donde se aplica los conceptos, que se indican en la guía de contenido del tema: (describa según sus saberes previos).

1.    Entregue por escrito (una cuartilla) describa sus ideas de los elementos teóricos.

2.    Comparta e intercambie sus respuestas al grupo, como se indique en las instrucciones del facilitador.

3.    Comparta con el grupo de lectura a sus conclusiones del tema estructura del texto.

ACTIVIDADES DE DESARROLLO:                           Número de horas: 36.

Investigar en forma individual: consultando en bibliografía de la biblioteca.- textos de manual de Operaciones y lineamientos de Compras, y búsqueda en enciclopedia Web. Internet: Los contenidos de temas de clase, a elección del alumno.

a). gestiopolis.com.

b). monografías.com.

c). promonegocios.com.

d). altavista.com.

1.    Actividad Elección de un tema asignado para reporte de investigación, análisis, reflexión y conclusiones.

2.    Exposición participación en equipos: criterios.- Preparación del tema y Expresión (exposición oral al grupo).,

Actividad de entrega por escrito (máximo cinco cuartillas), escrito en computadora. Diseñe en plástico acetato (máximo diez), exponga su teoría de investigación de la información y conclusión del tema asignado.

3.    Diseñe un cuestionario de diez reactivos, con cuatro opciones de respuesta y/o respuesta libre. Criterios: Organización de la información, congruencia en la respuesta, y ortografía.

4.    Participación del grupo en la exposición los alumnos deberán resolver en forma individual, el formato de 15 ideas conclusivas mínimo 5 renglones cada una, para entrega de reporte individual al profesor entregado en clase, con la información del equipo expositor, para su posterior revisión y calificación.

5.    En equipo de tres estudiantes, lectura del material bibliográfico proporcionado por el facilitador, para discusión del contenido, escribir sus respuestas en cada reactivo (en forma amplia, significado y conclusión (no resumen), actividad de clase para entregar en forma individual al profesor al término de clase.

ACTIVIDADES DE CIERRE:                           Número de horas: 8.

1.    En equipos de tres estudiantes diseñe un reporte de investigación. Practica extraclase.- Criterios: Análisis de información, conclusiones, limpieza y ortografía.- Visita a una Organización publica y/o privada, para recolección de información de campo.

a). Información general de la empresa.

b). Organigrama funcional. Departamento de compras.

d). Personal asignado, actividades y funciones.

e). Proceso que utilizan para elaborar pedidos, gestión devoluciones, y de pagos.

f). Programas o sistema utilizado: pedidos de materiales, devoluciones, descuentos, pagos a proveedores.

2.- Observe para entrega de sus productos de aprendizaje, los criterios de evaluación que se indican en cada actividad de clase y/o extraclase.

3. Diseñe diapositivas (máximo diez en power point y/o acetatos en transparencias), para su presentación al grupo, para compartir sus hallazgos del reporte de investigación de campo.

DESGLOCE Y PONDERACION DE CRITERIOS DE EVALUACION
EVIDENCIA DE PRODUCTOS  35%. Los elementos de los diferentes documentos identificados. Los documentos redactados. Practica de clase, reporte de clase escrito, (expediente de reactivos y respuestas). Cuestionario. Organización de la información, congruencia en la respuesta, limpieza y ortografía. Reporte de investigación. Preparación de tema: material de apoyo, hoja rotafolio, transparencia acetato o power point., jerarquización de la información, limpieza, ortografía.	EVIDENCIA DE CONOCIMIENTO: 35%.  Exposición: Expresión oral: uso de lenguaje, dicción, volumen de voz, ritmo y fluidez en su disertación. Exposición de ideas sin apoyo de lectura. Consultado ficha de investigación. Examen de conocimiento. Prueba objetiva. Estudios previos de los textos de clase, de los contenidos del programa y contestar en la hoja de examen, sin consultar documentos.
EVIDENCIA DE DESEMPEÑO: 15%. La participación en la elaboración de documentos. El control de la documentación de compras.  Elaboración de trabajo. Atención esmerada en clase. Participación en tareas asignadas por el Profesor, asistencia, uso adecuado de uniforme,	EVIDENCIA DE ACTITUDES: 15%. Responsabilidad. Tolerancia respeto a opiniones e ideas personales. Colaboración y apoyo mutuo. Trabajo colaborativo. Orden y disciplina en aula, instalaciones del plantel.

TÉCNICA DE LECTURA GUIADA

INSTRUMENTOS DE APRENDIZAJE Y EVALUACIÓN



MAESTRO LEONARDO MARTINEZ CARRILLO

MODULO III.- CONTROLAR LOS PROCESOS DE COMERCIALIZACIÓN DE LA EMPRESA.

SUBMODULO I.- ADQUIRIR LOS BIENES O SERVICIOS QUE REQUIERE LA EMPRESA.

CONTENIDO:

1.1.- Realizar el pedido de materiales de acuerdo con los requerimientos de producción y/o ventas.

1.2.- Reportar devoluciones, descuentos y reembolsos, notas de crédito y de cargo, de acuerdo con los procedimientos de la empresa.

1.3.- Gestionar el pago a proveedores, de acuerdo con los precios, plazos y condiciones establecidas.

EJERCICIOS DE COMPRENSIÓN LECTORA

HOJA DE EVALUACIÓN DE PORTAFOLIO

NOMBRE:  ___________________________________GRUPO: ______________

 MTRO. LEONARDO MARTÍNEZ CARRILLO.

ACADEMIA ECONOMICO ADMINISTRATIVO:

SUBMODULO I.- ADQUIRIR LOS BIENES O SERVICIOS QUE REQUIERE LA EMPRESA.

GESTION DE COMPRAS. Estrategias de comprensión lectora en Estudiantes.

Instrucciones: Encuentra en la siguiente sopa de letras las palabras que sugieren tus saberes previos, relacionadas al texto Gestión de compras.

Tus respuestas pueden estar en forma vertical, horizontal, inclinadas, de arriba hacia abajo, o abajo hacia arriba.

BUSCA PALABRAS

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1.- Utiliza hoja membretada y diseña un glosario, con las palabras del texto y su significado, numera y ordena en forma alfabética. Búsqueda en Internet.

2.- Diseña en media cuartilla un concepto que defina Gestión de compras.

INSTRUMENTOS DE APRENDIZAJE Y EVALUACIÓN.-

SUBMODULO I.- ADQUIRIR LOS BIENES O SERVICIOS QUE REQUIERE LA EMPRESA.

DATOS DEL ESTUDIANTE
Plantel:
Grupo:
Nombre del Alumno(a):
Nombre del Profesor.(a):
Fecha de Aplicación:			Calificación:
CARPETA EXPEDIENTE DE EJERCICIOS DE CLASE
Técnica de evaluación de Portafolio o carpeta folder.- consiste en hacer una recolección de productos, trabajos de clase y extraclase: análisis de textos, reporte de ideas conclusivas, ensayos, reflexiones personales, ejercicios digitalizados presentación en diapositivas, y otros que los estudiantes  realizan en la fecha programada para entrega de calificaciones parcial 1.
Hoja de Evaluación para la carpeta folder, en la clase del Submódulo II. Atender al cliente en las ventas a distancia, mediante la aplicación de tecnologías de la información y comunicación. Contenido a evaluar: SUBMODULO I.- ADQUIRIR LOS BIENES O SERVICIOS QUE REQUIERE LA EMPRESA.
Núm.	Criterio de Evaluación.			Puntuación.
1	Entrega todos los trabajos de los instrumentos de aprendizaje. ( 15 puntos) Falta: __________
2	Demuestra dominio de las características de buena escritura (claridad, coherencia, concisión, precisión, variedad).  (20 puntos)
3	Demuestra dominio de la estructura margen interior de los escritos.  (10 puntos)
4	Demuestra que conoce el proceso de redacción. (15 puntos)
5	Hay Evidencias de su proceso de Ideas conclusivas. (10 puntos)
6	La autoevaluación evidencia un proceso de reflexión continuo y serio.  (10puntos)
7	Escribe tomando en consideración el significado del autor y sus reflexiones personales (síntesis -  resumen) (20 puntos)
CALIFICACIÓN / ACREDITACIÓN                SUMA
Comentario del Profesor:
Evaluación Competente:
Evaluación No Competente:

MTRO. LEONARDO MARTINEZ CARRILLO.

	ALUMNOS 4TO.- B ADMÓN.		Evaluación competente	Evaluación no Competente	Calificación
1	ALONSO VAZQUEZ CLEMENTE ANGEL
2	ALONSO VAZQUEZ ILIAN YULEIDA
3	ANGULO ABARCA SELENE
4	ANTONIO JOSE SAUL
5	BARAJAS AYALA JESUS EDUARDO
6	BARAJAS CONTRERAS JANNYN
7	BOBADILLA LOPEZ EDGAR
8	CARRAZCO PAEZ HECTOR E
9	CEJA CORONA MARIEL GUADALUPE
10	CORDOBA SARATE SUSANA
11	COTA MONTOYA SANDY GEOVANNA
12	FREGOSO MARTINEZ JOVANNY ALFREDO
13	GARCIA OROZCO MAYRA ALEJANDRA
14	GLORIA HERNANDEZ LUIS ALBERTO
15	GOMEZ CORTES LILIANA
16	GUTIERREZ ALONSO INETH FRANCISCA
17	GUTIERREZ OCHOA ISELA
18	ISIDORO VAZQUEZ MARIA GUADALUPE
19	LOPEZ ORNELAS LESLIE
20	LOPEZ RUVALCABA ITZEL ADRIANA
21	MELCHOR ALVAREZ JOSE GERMAN
22	MORENO PLATA NATHALIE
23	NUÑEZ HERNANDEZ GABRIELA RENEE
24	ORAYA ARELLANO JUAN EDUARDO
25	PERALTA CARDENASLEDESLYE ARACELII
26	PEREZ ESPARZA SELENE
27	RAMIREZ SOLORZA IRAZEMA
28	RODRIGUEZ RODRIGUEZ MONSERRAT
29	SALCEDO AGUNDEZ ANA PATRICIA
30	SANCHEZ CARINA FRANCISCO
31	TORRES GARCIA JENNIFER CRISTAL
32	VAZQUEZ MORENO KYARA ARIADNE
33	VIGIL RAMIREZ MONICA ALEJANDRA
34	ZAMORA CASTILLO CINTHIA AMAIRANI

INSTRUMENTOS DE APRENDIZAJE Y EVALUACIÓN:

SUBMODULO III.- REALIZAR VENTAS DE ACUERDO CON LOS REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE Y CON LA NORMATIVIDAD DE LA EMPRESA.

6. Sustenta una postura personal sobre temas de interés y relevancia general, considerando otros puntos de vista de manera crítica y reflexiva.

8. Participa y colabora de manera efectiva en equipos diversos.

Ejercicio Contenido 1.1

Técnica para generar aprendizajes: CONSULTA DE INFORMACIÓN. Evidencia de aprendizaje: producto.- Tarea de clase. Resúmenes. Evidencia de desempeño: Discusión dirigida. Evidencia de conocimiento: Ejercicio de solución. Instrumento de registro de evidencias: Reporte de práctica. Contenido a evaluar: 1.1.- Realizar el pedido de materiales de acuerdo con los requerimientos de producción y/o ventas. I.- Redactar los significados del autor y su propia conclusión de los conceptos que se indican, II.- Construir sus en hoja membretada para entrega al profesor del reporte de clase: III.- desarrolla en cada cuartilla sólo dos significados de los conceptos: teoría de los autores, y tu conclusión. MATERIAL: Hoja blanca tamaño carta con su membrete, tinta azul o negra, carpeta folder tamaño carta, broche sostenedor, herramienta perforadora manual, engrapadora.

1.- Investigue en texto o internet, en cuatro cuartillas concepto proveedores, diseñe una tabla de información 4 tipos de proveedores, describa en esquema características de proveedores.- diseñe en incisos el significado aspectos característicos de proveedores.- diseñe en cuadro de información definición de políticas de compras, describa en cuadro 12 premisas de políticas? 2.- Investigue en texto o internet, concepto compras.- describa funciones del departamento de compras, sus aspectos a considerar, ¿porqué es una estrategia? a).- Diseñe en incisos el personal de compras, describa sus funciones.- puesto aux. Compras? b).- Diseñe información en dos cuartillas.- aprovisionamiento y compras.- gestión de aprovisionamiento.- numere las funciones, en incisos los objetivos del aprovisionamiento? c).- Diseñe cuadro de información.- significado y conclusión gestión de compra, en incisos las funciones y seis objetivos de gestión de compras? d).- Defina diseñe en dos cuartillas, que entiende en las 3 funciones de compra.- Investigue 7 aéreas funcionales que intervienen en la adquisición de bienes de una empresa? e).- Describa que entiende 5 objetivos del dpto., de compras.- diseñe esquema 8 indicadores del departamento de compras. Diseñe en dos cuartillas el diagrama de proceso de compras? 3.- Describa requerimientos del cliente.- diseñe en cuadro de información concepto cotización de precios.- en incisos describa 4 criterios para autorización.- diseñe proceso 13 pasos para aprobar una orden de compra.- a).- Diseñe en tres cuartilla aplicaciones de comunicación con proveedores.- diseñe en esquema 5 ideas para selección de proveedores.- significado de programa, estructura, programa, táctico y operativo? b).- Diseñe en tres cuartillas el diagrama de flujo procedimiento de abastecimiento? c).- Diseñe en tres cuartillas.- como aplica la calendarización de pedidos.- un grafica de calendarización trimestral.- una tabla y describa al responsable y actividad relevante para supervisión física de mercancías? 4.- Diseñe en dos cuartillas cuadro de información: aplicaciones de supervisión en sección de ventas.- Orden.- acciones para clientes satisfechos.- recursos a al publicidad.- problema elementos tangibles.- ejemplo en café internet.- ocupación.- apariencia del negocio? a).- Diseñe en 5 cuartillas imágenes y significado, 5 elementos tangibles para atraer clientes? b).- Construir en hoja por separado: Solicitud de pedido.- hoja electrónica de pedido.- formatos Nota de venta.- Factura de venta.- Remisiones- formato de vale salida de almacén?

SUBMODULO I.- ADQUIRIR LOS BIENES O SERVICIOS QUE REQUIERE LA EMPRESA.

REALIZAR PEDIDOS DE MATERIALES DE ACUERDO CON REQUERIMIENTOS DE PRODUCCIÓN Y VENTAS:

La práctica de una correcta gestión de compras asegura que la empresa tenga los mejores proveedores para abastecer los mejores productos y servicios, al mejor valor total. La función de compras a menudo gasta más dinero que cualquier otra función de la empresa, así que compras proporciona una buena oportunidad para reducir los costos y aumentar los márgenes de beneficio. Dado que la compra ha dejado de ser una actividad más para convertirse en un elemento estratégico de la organización, hoy más que nunca resulta necesario conocer las aristas fundamentales referidas a esta temática.

REALIZAR PEDIDOS DE MATERIALES.- Las empresas en la actualidad operan en mercados cada vez más globalizados y se enfrentan a una fuerte competencia con sus similares ya sean nacionales o extranjeros.

Debido a esto, reducir los costos es básico para el desempeño eficiente y eficaz de cualquier entidad. Ninguna organización encuentra que sea económico fabricar todo el material que utiliza. Las ventajas de la especialización son demasiado importantes. La función de compras a menudo gasta más dinero que cualquier otra función de la empresa, así que compras proporciona una buena oportunidad para reducir los costos y aumentar los márgenes de beneficio.

La compra ha dejado de ser una actividad más para convertirse en un elemento estratégico de la organización. La práctica de la estrategia de compra es asegurar que la empresa tenga los mejores proveedores para abastecer los mejores productos y servicios, al mejor valor total.

La actividad de compras juega un importante papel en la mayor parte de las organizaciones, dado que los materiales adquiridos generalmente representan entre el 40 y el 60 % del valor de las ventas de productos finales. Esto significa que reducciones de costos relativamente pequeñas pueden tener un mayor impacto sobre los beneficios que iguales mejoras en otras áreas de la organización. (Ballou, Ronald H. 1991)

Es importante no confundir los términos aprovisionar y comprar; hay que distinguir que la función de aprovisionamiento tiene un carácter más amplio dentro del que se encuentra el concepto de compra.

La función de compra “tiene por objetivo adquirir los bienes y servicios que la empresa necesita, garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas en términos de tiempo, calidad y precio.”

Llevar a cabo las compras cada vez se hace más complejo, debido a la naturaleza y diversidad de los productos o servicios objetos de adquisición, sin dejar de tener en cuenta el dinamismo del entorno económico, los cambios tecnológicos y las crecientes exigencias de calidad.

La función de compras ha ido evolucionando desde las aportaciones tradicionales de obtener los mejores precios, calidad exigida, servicio necesario, etc., a funciones más avanzadas tales como la innovación y prospección de nuevos mercados, subcontratación de técnicas irrealizables por la empresa, participación en el desarrollo de productos, tareas que exigen cada vez más una mayor tecnificación de los compradores.

La complejidad de la gestión de compras depende, entre otros, de los de los siguientes factores:

1.   Volumen de compras y pedidos anuales.

2. Entorno en el que se desarrolla la función.

ENTORNO INDUSTRIAL

En este entorno de búsqueda de materias primas y componentes, cuya calidad y precio hay que concertar de antemano para no encarecer el proceso de fabricación, teniendo que seleccionar en todo caso los fabricantes idóneos de estos productos en términos de flexibilidad, calidad, fiabilidad y precio; la función de compras es generalmente manejada por un agente de compras quien posee la autoridad legal para ejecutar contratos en nombre de la empresa. En una empresa grande, el agente de compras puede también tener personal que incluye compradores y despachadores.

A su vez, dentro de un entorno fabril, no es lo mismo fabricar para stocks de pedidos repetitivos que fabricar sobre pedido o desarrollo de productos referidos a especificaciones de ingeniería, en los cuales tanto lo productos requeridos como los suministradores están cambiando constantemente.

En las empresas manufactureras, la función de compras está respaldada por planos de ingeniería y especificaciones, documentos de control de calidad y actividades de pruebas, que evalúan los artículos comprados.

Entornos de servicios.

En estos entornos de adquisición de productos terminados y homologados por el mercado, el papel de las compras es menos importante. Sin embargo, en otros servicios como el transporte y restaurantes, la función de compras es crítica.

En el segmento servicios mayoristas o detallistas, las compras se realizan a través de un comprador que es responsable de la venta y de los márgenes de beneficio de la mercadería comprada. Los compradores, normalmente, deben confiar en el comportamiento histórico del proveedor o en las clasificaciones estándares.
Una empresa que decide comprar un producto en lugar de hacerlo, debe gestionar una función de compras. La gestión de compras tiene en cuenta numerosos factores, tales como los costos de inventario y de transporte, la disponibilidad de suministro, la eficacia en las entregas y la calidad de los proveedores.

Las responsabilidades básicas de la gestión de compras son:

• Mantener una continuidad en los suministros teniendo en cuenta los programas.
• Proporcionar estos suministros de acuerdo con las normas de calidad requeridas.
• Obtener los productos necesarios al costo total más bajo posible, dentro de las condiciones y plazos de entrega requeridos.

 • Prevenir de las variaciones de precios en el mercado, así como de las coyunturas o las tendencias que sean del interés de la organización.

Para que se realice una gestión de compras efectiva es necesaria una coordinación permanente entre los departamentos comerciales o de operaciones y el de compras.

Para cumplir sus responsabilidades el gestor de compras debe realizar las siguientes actividades :

1.ü Búsqueda y evaluación de proveedores: Constituye una de las actividades más importantes de la función de compras , tendente a tener una calificación de los proveedores en función de su capacidad de respuesta frente a nuestra empresa, lo que constituye un punto de partida para las futuras relaciones comerciales con ellos.

2.ü Mantenimiento de un archivo actualizado de productos , con sus características técnicas , códigos de identificación , suministradores , precios y condiciones de entrega y pago .

3.ü Negociación permanente de precios, calidad, presentaciones y plazos de entrega, en función de las previsiones de compra y calificación del proveedor.

4.ü Previsión de compras, en su aspecto tanto técnico como económico y financiero.

5.ü Planificación de pedidos por artículo y proveedor, determinando los volúmenes de pedidos y fechas de lanzamiento previstas.

6.ü Preparación de órdenes de compras, lanzamiento de pedidos y seguimiento de los mismos hasta su recepción y control de la calidad, en el caso que lo requiera.7.ü Solventar discrepancias en la recepción del producto.

8.ü Analizar variaciones en precios, plazos de entrega y calidad.

Para cumplir sus objetivos, la función de compras consta de actividades netamente diferenciadas que podríamos resumir como:

• Estudio de fuentes de suministro (Análisis del mercado).

• Selección de proveedores.

• Control de las especificaciones de calidad requeridas, incluyendo empaquetado, presentación, etc (gestión de la calidad de la compra) Estas especificaciones suelen estar dictaminadas o bien por un departamento técnico (entorno industrial) o bien por el departamento de marketing (entorno comercial).

• La gestión de precios, para conseguir compras lo más económicas posibles.

• La gestión de plazos y condiciones de entregas, para conseguir máxima fiabilidad, flexibilidad y reducción de los tiempos de entrega.

• El seguimiento y control de todas las operaciones realizadas en todos los acuerdos y condiciones establecidos por el proveedor.

• La venta de los productos sobrantes y obsoletos, para evitar pérdidas económicas.

Formas de compra:

En cualquier empresa, no todas las compras se llevan a cabo siguiendo idénticos procesos.

Son factores determinantes de la forma de realizar la adquisición de bienes: la actividad habitual desarrollada por la empresa, la importancia de la empresa dentro del contexto del mercado (poder de compra), el tipo de artículo a adquirir, la significatividad de la compra, la situación geográfica del proveedor, las características del vendedor, etc. Se puede considerar que, se podrá actuar más coherentemente, si se tienen definidas de forma independiente:

1. Las compras normales.

2. La adquisición de elementos denominados menores.

3. Los bienes importados.

4. Las incorporaciones de bienes del activo fijo.

No obstante, es razonable pensar que se debe efectuar en ciertos casos, por ejemplo, la adquisición de un elemento que se puede encasillar dentro de lo que se denomina compra normal, pero que se toman pautas particulares de algunas de la tres restantes formas de comprar mencionadas.

Compras normales.- Se ubican dentro de esta forma de comprar, las materia primas a incorporase en un proceso productivo y en otros bienes o elementos representativos de una erogación de carácter general identificada con el área de producción, comercialización o administración.

Habitualmente, se trata de elementos sobre los cuales se posee información relativa a la cantidad máxima, mínima y al punto de pedido. Resumiendo, se puede decir que abarca aquellos elementos de consumo repetitivo para el desenvolvimiento habitual de la empresa. (Klein, Miguel J. 1994).

Adquisición de elementos menores:

Los elementos menores son aquellos que son necesarios para el desenvolvimiento de la empresa pero se precisan solo en un momento determinado, como por ejemplo una pieza de repuesto, un libro contable, etc. La compra de estos elementos, por ser de escaso monto se realiza generalmente empleando un fondo fijo. Incluso, esas operaciones de compra se hacen por una cantidad limitada.

No es conveniente centralizar este tipo de compras a un solo departamento. Lo más conveniente es que el responsable del sector que necesite un bien de este tipo realice la compra. (Klein, Miguel J. 1994).

COMPRAS EN EL EXTERIOR

Existe una marcada diferencia en la forma de actuar entre una compra local y aquella efectuada en el exterior. Cuando se importan bienes deben contemplarse particularidades vinculadas con el vendedor, el flete, los seguros de cambio y transporte, entre otros. Se debe prestar especial atención a la calidad de los bienes a comprar. También es de tener en cuenta lo relativo a lo de la moneda empleada en la operación, haciendo hincapié en el riesgo que surge desde que el producto se embarca o sale del depósito del proveedor hasta la llegada al país del comprador. Las compras efectuadas en el exterior se realizan frecuentemente en un volumen más considerable que para las compras locales, para abaratar los costes de mercadería, fletes, etc. También, suele tratarse de bienes de elevado precio y por tal motivo las precauciones a tomar deben ser más estrictas. (Klein, Miguel J. 1994).

COMPRAS DE BIENES DE ACTIVO FIJO:

Se caracteriza por tratarse de elementos que no requieren de una reposición permanente. Incluye redados, maquinarias, motores, herramientas, instalaciones, inmuebles, etc.

En virtud de que el desembolso en estas operaciones es, en general, de importancia, se solicita para la autorización de la misma la conformidad de un alto representante de la empresa, como la del gerente general o la persona que lo sustituye en caso de ausencia o imposibilidad de aquel, o en ultima instancia, del directorio se trata de una adquisición de gran envergadura. (Klein, Miguel J. 1994)
Etapas de la decisión de compra:

Las principales etapas del proceso de decisión de compra son las siguientes:
1. Reconocimiento de la necesidad.-  El proceso de compra comienza cuando el comprador reconoce la necesidad de adquirir un producto o servicio a partir de reconocer una diferencia entre el estado deseado y el estado real existente. Esta necesidad puede surgir por impulsos externos o internos.

2. Búsqueda de información.-  En esta etapa el comprador debe acopiar toda la información que considera necesaria para fundamentar sus análisis y la toma de decisiones. Esta información está relacionada con la definición de los proveedores posibles, información sobre los parámetros de las ofertas de cada proveedor, las características y exigencias de los consumidores de la empresa, características del objeto de aprovisionamiento y otras informaciones relacionadas con el mercado y la empresa.

 3. Formación de alternativas.- A partir de la información recopilada el comprador determinará las alternativas de compra ante las que se enfrenta, caracterizando a cada una de las alternativas con aquellos parámetros relevantes.

4. Evaluación de alternativas.-  El comprador en cada compra determina cuáles son los principales criterios de selección. A partir de esta definición se evalúa de acuerdo a dichos criterios cada alternativa y sobre la base de la ponderación de los distintos criterios se llega a una evaluación integral de cada alternativa para llegar a seleccionar la que es más conveniente para la empresa.

5. Decisión de compra.-  Considerando la evaluación anterior y el esquema de fuerzas de los actores de la compra se llega a la decisión de compra que contempla un conjunto de parámetros tales como: el proveedor, la cantidad a comprar, el valor de la compra, forma de pago, sujeto de la transportación, lugar de entrega, fecha de entrega, características del producto, envase y embalaje a utilizar y otros elementos.

6. Ejecución de la compra.-  Esta etapa comprende el conjunto de acciones para ejecutar la decisión de compra tomada anteriormente. Esta etapa tiene una gran importancia ya que en la misma es que se logra la materialización de la compra y requiere de una atención esmerada para ejecutar la compra ajustándose a los parámetros que conforman la decisión de compra.
7. Monitoreo postcompra.-  Luego de ejecutada la compra debe mantenerse un monitoreo del producto o servicio durante todo el ciclo de consumo o uso con vista a detectar posibles fallos que puedan ser objeto de reclamación, así como aumentar la información sobre la marca correspondiente, lo cual es de mucha utilidad en próximas compras. (Gómez, Martha I. Acevedo, José A. 1998)
TÉCNICAS DE COMPRAS:

Una vez tomada la decisión de compra se pueden utilizar diversas técnicas para realizarlas:

1.- Pedidos abiertos: es un contrato de compra de ciertos artículos del proveedor. No es una autorización para enviar algo. El suministro sólo se hace a partir de la recepción de un documento acordado, que puede ser una petición de suministro o un lanzamiento de suministro.

2.- Compra sin factura: en un entorno de compras sin facturas hay, generalmente, un único proveedor de todas las unidades de un producto concreto.

3.- Pedidos electrónicos y transferencia de fondos: las órdenes electrónicas y las transferencias de fondos reducen las transacciones en papel. Los pedidos electrónicos no sólo pueden reducir el papeleo, sino que también acelera el plazo de adquisición.

El intercambio electrónico de datos (EDI) es un formato estándar de transferencia de datos para la comunicación informatizada entre las organizaciones. Por ejemplo, con EDI los datos para un pedido de compras (del pedido, fecha de entrega, cantidad, número de partes, número del pedido de compra, dirección) están dispuestos en el formato estándar EDI.

4.- Compra sin inventario: el proveedor mantiene el inventario en lugar del comprador. Los inventarios en consignación son una opción relacionada.

Estandarización: el departamento de compras debe hacer importantes esfuerzos para incrementar los niveles de estandarización.

Relaciones con el proveedor

Ver al proveedor como a un adversario es contraproductivo. Las relaciones cercanas y a largo plazo con unos pocos proveedores son una mejor forma. Una buena relación con el proveedor es aquella en la que éste está comprometido a ayudar al comprador a mejorar su producto y ganar pedidos. Los proveedores pueden ser una fuente de ideas sobre nueva tecnología, materiales y procesos. Las compras son un modo de transmitir esta información a la gente apropiada en la organización.

Además, las buenas relaciones incluyen aquellas en las que el comprador está comprometido a mantener informado al proveedor de posibles cambios en el producto y en el programa de producción.

La función de compras y los proveedores deben desarrollar relaciones mutuamente ventajosas.

Calidad de las Compras.

Cuando un producto llega a manos de un productor o es utilizado en el producto final se está cerrando un eslabón más de una cadena logística que debe estar orientada hacia la calidad para que el proceso se efectúe con éxito.
Avanzar en la relación entre los compradores y suministradores es la vía por la que han de llegar las mejoras en la gestión logística. "El suministrador ha de intuir y ayudar a definir la calidad que le va a ser exigible por parte del comprador. Este ha de definir sus propias exigencias con la intervención de todos los departamentos implicados y el apoyo del suministrador”.
La calidad, ha de entenderse como la base de esta relación, e inherente a ella han de desarrollarse los conceptos de comunicación e integración. Siendo valorable el impulso que esta área ha cobrado con la aplicación de las normas ISO por parte de muchos productores, comercializadores y proveedores, que han recurrido a la certificación.

La organización debe asegurar que el producto adquirido cumple los requisitos de compra especificados, ya que de la idoneidad de las materias primas y materiales adquiridos dependerá el efecto de estos en la posterior realización del producto o en el producto/servicio final. Para lograr que la compra cumpla con su objetivo de forma efectiva debe elaborarse un procedimiento de compras; el que tiene por objeto definir el alcance de las funciones a realizar por el Departamento de compras y establecer v las líneas básicas para coordinar estas funciones frente a los proveedores y ante otros departamentos de la organización.El mismo será concebido en conformidad con las exigencias a proceder reflejadas en el Manual de la Calidad, ISO 9001 y/o otros procedimientos existentes en la entidad que sean convenientes consultar.

Indicadores de eficiencia.

Índice de control de la función de compras.

• Índice de compras.

Significación de las compras respecto a las ventas en términos porcentuales.

• Índice de coste del departamento de compras.

Significado del coste del departamento de compras (coste de gestión) en relación al valor de las compras.

• Coste de un pedido de compras.

Se determinará por el cociente entre el coste del departamento de compras y el número de pedidos emitidos.

• Índice de concentración de compras.

Revela el importe medio de compra por pedido.

• Índice de carga de trabajo.

Cantidad media de compras por empleado.

Se determina por el cociente entre el valor de las compras y el número de empleados del departamento de compras.

• Índice de concentración de proveedores.

Recoge el número medio de pedidos que se adjudica a cada proveedor.
Se obtiene dividiendo el número de pedidos entre el número de proveedores.
• Cifra de negocios por proveedor.

Indica el volumen de compras por proveedor.

Se obtiene dividiendo el valor de las compras realizadas entre el número de proveedores.
• Índice de rotación de stocks de materias primas.

Indica el número de veces que rota el stock medio respecto a la cantidad de materias primas (materiales) comprados.

Se determina dividiendo el valor de las compras anuales entre el stock medio anual.
• Índice de rechazos.

Relación entre el valor de las devoluciones y el valor de las compras, expresado en términos porcentuales.

Se obtiene dividiendo el Valor de las Devoluciones entre el valor de las Compras y multiplicado por 100.

• Índice de financiación de las compras por proveedores.
Indica el porcentaje del valor de las compras que es financiado por los proveedores.
Se obtiene dividiendo el saldo medio de proveedores entre el valor de las compras y multiplicado por 100.

• Días de crédito por parte de los proveedores.

Si el período de análisis es el año, se puede determinar por la relación entre el valor financiado por los proveedores y el de las compras anuales y multiplicado por los 360 días del año.

• Rentabilidad de las compras.

Se obtiene dividiendo el beneficio (ahorro anual) obtenido por las compras, dividido entre el coste anual del departamento de compras y multiplicado por 100. (García Fernández, Nazario. 2002).

Los principales indicadores del Departamento de Compras son:

1. Valor de compras totales / Ventas totales comparadas con el año anterior.

 2. Total de compras/Número de compras.

 3. Porcentaje de compras rechazadas.

 4. Porcentaje de paralización de la producción por falta de materia prima.

5. Inventario / Ventas.

6. Costo promedio de Orden de compra.

 7. Tiempo promedio de entrega de pedidos.

8. Número de orden por mes en comparación con el año anterior.

Nuevas tendencias de la política de compras

Hoy en día las nuevas tendencias logísticas han cambiado sustancialmente este esquema, fijando unas nuevas prioridades que en conjunto resultan más beneficiosas para la empresa.

De acuerdo con estas tendencias, el esquema de prioridades serían las siguientes:

1.   Calidad concertada.

2. Tiempo de entrega.

3. Flexibilidad ante el cambio en los pedidos.

4. Precios y condiciones de pago.

Este nuevo pensamiento da lugar al fomento de la llamada relación de cofabricación, mediante la selección de determinados proveedores denominados co-fabricantes, con los cuales se mantiene una relación en virtud de la cual no se compra el producto sino más bien su capacidad de fabricación ;en el sentido de que se crea un compromiso mutuo, basado en una transparencia informativa , sobre todo en lo concerniente a previsiones de compras y capacidad de fabricación con objeto de garantizar , por parte del comprador , un determinado volumen de compras a cambio de conseguir del proveedor un máximo de flexibilidad en los suministros con reducción de los tiempos de entrega y precio del producto .En definitiva, bajo este concepto el fabricante - colaborador es un eslabón más dentro de la cadena logística de la empresa.

Bibliografía

Anaya Tejero, Julio Juan: “Logística Integral. La gestión operativa de la empresa.” Editorial ESIC. Madrid 2000
Procedimiento para realizar el diagnóstico de la gestión de compras de la empresa cubana. Propuesta de diseño de una herramienta informática para su aplicación y procesamiento. Trabajo de diploma-CUJAE-2003
Heizer y Render, Dirección de la producción - Decisiones Tácticas, Ed. Prentice Hall.
Msc. Puig Domínguez, Violeta de la C: El nuevo papel de las compras y su impacto en la competitividad de la organización. Instituto del Comercio Exterior.

¿COMO REALIZAR LA COMPRA DE SERVICIOS?

La estandarización de las modalidades de contratación permite agilizar los tiempos dedicados a la gestión de compras, mejorando la calidad del servicio y mejorar las condiciones comerciales.

Los diferentes tipos de adquisiciones que realizan los departamentos de compras, obedecen a las variadas necesidades que los usuarios de las empresas poseen. Así, algunos sectores requerirán insumos para las líneas de producción; artículos de librería para la operación diaria; provisión de fletes, en el caso del área de distribución; y repuestos y herramientas para el sector de mantenimiento. La lista, obviamente puede ser inextensa. Solo basta hacer el ejercicio de pensar cuáles son los recursos necesarios para que un producto y/o servicio esté a disposición del consumidor.

Con ésta información el departamento de compras clasifica las necesidades de los usuarios, en diferentes tipos de adquisiciones; a las que asigna un tipo de reaprovisionamiento y un tipo de contratación adecuados. De manera que, una posible clasificación resultaría ser: materias primas, packaging, MRO, servicios, bienes de uso y productos de reventa.

También, suele hacerse una clasificación ABC de las compras en función del importe involucrado.
CRITERIO DE CLASIFICACIÓN POR EL IMPORTE INVOLUCRADOClase    %de artículos    % dinero involucrado
A              20%                 75%
B              30%                 15%
C              50%                 10%

Con ésta información, quienes tienen la tarea de administrar las compras, concentran sus esfuerzos en efectuar la mejor compra en los artículos catalogados como A y en menor medida como B.

A los bienes que se compran, por lo general se les asigna dos comportamientos:

1.   se activan y se acumulan como inventario y luego al consumirlos se computan como  gasto; o.

2.  se activan y luego se deprecian periódicamente enviándose al consumo solo la parte que se amortiza.

Tanto los primeros - bienes de cambio -, como los segundos - bienes de uso -, requieren sí o sí, un exhaustivo control por parte del controller de la empresa o por parte del responsable de compras e inventarios. Es en estos tipos de bienes, que recae el foco de atención de quienes tienen la responsabilidad de llevar adelante las compras de la empresa. Además, cuando se hace mención a los servicios a contratar, por lo general se hace referencia a aquellos que son fáciles de detectar o catalogar como tales, por ejemplo, los que están asociados a las plantas.

Resumiendo, los bienes de cambio, los bienes de uso y los servicios de planta, son el tipo de necesidades que se gestionan ante el departamento de compras.

Estos criterios de clasificación son válidos y generan valor agregado, en la medida que todas las adquisiciones que la empresa realice, pasen por el departamento de compras. Sin embargo, la realidad nos muestra que existen otros tipos de adquisiciones, que  no necesariamente tienen una gestión de compra efectuada por el departamento competente. Me refiero, más exactamente a los servicios no relacionados con el área productiva. Por ejemplo, los servicios contratados por las áreas de marketing, recursos humanos, administración, investigación y desarrollo, presidencia, ventas o comercialización.

Entonces, si se computan todas las compras que la compañía efectúa, vía órdenes de compra o vía gasto de presupuestos, notaríamos que el dinero gastado sería, indefectiblemente, mucho mayor que el que efectivamente muestran los números arrojados por las órdenes de compra. Habría aquí, entonces, una oportunidad de ahorro, pensando solamente en la posible duplicación de proveedores para el mismo tipo de necesidad. Más aún, las sorpresas serían mayores si se hace un replanteo total de lo que se entiende por servicios.

Como vemos, las compras y contrataciones, no debe circunscribirse al ámbito de los servicios de planta o a los fácilmente detectables por su obviedad; debe comprender todas las adquisiciones efectuadas por el personal de la empresa.

¿Qué se define como servicio?

 En principio la acepción que mejor se adapta es la siguiente: “Prestación humana que satisface alguna necesidad social y que no consiste en la producción de bienes materiales.” Visto de éste modo, las empresas contratan diversas prestaciones, alguna de ellas fáciles de detectar, como por ejemplo, el servicio de correo. Pero hay otros tipos de prestaciones, que no resultan tan fáciles de identificar: la provisión de artículos de ferretería al pañol de repuestos sería una de ellas. Estos son dos de los casos extremos, existiendo entre ambos una variedad muy grande de ejemplos.

Si se analiza el objeto de prestación por parte del proveedor, es posible hacer una primera aproximación en la clasificación de los tipos de servicios, de acuerdo a:

1. Si el objeto es la transferencia de conocimientos.

2. Si el objeto es el uso intensivo de la mano de obra.

3. Si el objeto es la provisión de artículos.

Una segunda aproximación nos permitirá asociar el objeto de prestación con el receptor del servicio. Existiendo dos tipos de receptores: los receptores productivos -áreas asociadas a las plantas- y los receptores no productivos -áreas asociadas a la administración y a la comercialización-.
Finalmente amalgamando el objeto de prestación y el tipo de receptor del servicio, nos encontramos ante una clasificación de los servicios como la siguiente:

1. Servicios de apoyo a mantenimiento: Son aquellos servicios en los cuales el prestador sirve de apoyo al sector de mantenimiento. Aporta la mano de obra y sus conocimientos para la realización de tareas específicas del sector. Por lo general se encuentran los trabajos que requieren una especialidad, como ser: el servicio de mecanizado, de herrería y rebobinado de motores.

2. Servicios de apoyo a Planta: Son aquellos servicios en los cuales el proveedor aporta su know how y/o instalaciones propias. El prestador provee principalmente de mano de obra para cubrir diferentes necesidades de la Planta en general, por ejemplo: comedor; vigilancia; retiro de residuos; archivo; correo interno; lavado y planchado de uniformes, control de plagas; remíses y limpieza.

3. Servicios de mantenimiento de máquinas y equipos: Son aquellos servicios en que el prestador aporta mano de obra, provisión de insumos/repuestos y asesoramiento técnico para las reparaciones y el mantenimiento preventivo y/o correctivo de máquinas y /o equipos de provisión propia o no, por ejemplo: mantenimiento de ascensores; mantenimiento de equipos de aire acondicionado; servicio de mantenimiento y recarga de matafuegos.

4. Servicios de Consultoría, Asesoría y Capacitación: Son aquellos servicios en que el prestador aporta su trabajo intelectual, por ejemplo: seguridad e higiene Industrial; asesoramiento ambiental; clases de inglés; servicios de marketing y de recursos humanos.

5. Servicios de Provisión: Se considerará un servicio de provisión a aquella actividad en la cual la provisión de insumos/repuestos de naturaleza diversa se halla enriquecida por el asesoramiento y la atención esmerada, urgente y particular de un proveedor por ejemplo: ferretería; provisión de insumos industriales en general y librería; provisión del servicio del etiquetado para promociones.

Así una vez identificados cada uno de los servicios provistos a la empresa y habiéndolos clasificado de acuerdo al cuadro anterior, es factible definir para cada grupo las diferentes modalidades de contratación. En otras palabras, se puede estandarizar: la duración de los acuerdos contractuales; la modalidad de contratación: licitación o negociación; los tipos de licitaciones; el tipo de compra: orden de compra o solicitud de pago ; los requisitos legales exigibles; los tipos de controles y las condiciones de pago, entre otros.

Así una vez identificados cada uno de los servicios provistos a la empresa y habiéndolos clasificado de acuerdo al cuadro anterior, es factible definir para cada grupo las diferentes modalidades de contratación. En otras palabras, se puede estandarizar: la duración de los acuerdos contractuales; la modalidad de contratación: licitación o negociación; los tipos de licitaciones; el tipo de compra: orden de compra o solicitud de pago ; los requisitos legales exigibles; los tipos de controles y las condiciones de pago, entre otros.

De manera que la compra de servicios no es una compra de bajo valor, ni siquiera es una compra fácil de realizar. En todo caso, tiene tantas o más especificaciones que las correspondientes a materias primas o packaging. Esta clasificación posiciona a las compras de servicios, en la misma categoría que aquellas; y su mayor logro reside en la estandarización de las modalidades de contratación, permitiendo así agilizar los tiempos dedicados a la gestión de compras, mejorar la calidad del servicio, mejorar las condiciones comerciales, y diseñar KPI por tipo de servicios.